個人情報保護方針

北海道大学工学部同窓会
令和元年(2019年)11月22日制定

北海道大学工学部同窓会個人情報保護方針

北海道大学工学部同窓会(以下「本会」という。)は,個人情報の保護に関する法律を遵守し,本会会員(以下「会員」という。)にかかわる個人情報の保護に努めるものとします。

1.個人情報の利用目的

本会が保持する個人情報は,北海道大学工学部同窓会会則に定める目的と次に定める事業の範囲内で利用するものとします。

(1) 会員名簿およびその電子版を経由した会員への情報提供
(2) 本会又は北海道大学が主催,共催,後援又は協力する事業の案内
(3) 同期会や工学系研究室同窓会の開催支援としての,世話人への宛名シールの提供
(4) 北海道大学の教育・研究の発展に寄与すると判断される各種事業への協力依頼
(5) 北海道大学在学生・院生の就職支援等に関する協力依頼
(6) 北海道大学および北海道大学校友会エルムへの情報提供
(7) その他本会運営に関する業務

2.個人情報の第三者への提供

本会が保有する会員の個人情報は,法令に基づく場合を除き,利用目的以外の目的で本人の承諾なしに個人情報を第三者に提供しません。第三者へ提供する可能性がある個人情報の項目は以下の通りです。

(1) 氏名,フリガナ(旧姓を含む)
(2) 卒業年次(期)
(3) 卒業学科,専攻
(4) 自宅住所,電話番号,携帯電話番号,メールアドレス
(5) 勤務先名称,部課名,役職名,住所,電話番号,携帯電話番号,メールアドレス
これらの項目は,本人の求めに応じて第三者への提供を停止することを可能にします。

3.個人情報の管理について

本会が保管している会員の個人情報について,厳正な管理の下に適切な安全管理対策を講じます。また,同窓会誌の発行等の個人情報の取り扱いに関する業務を外部に委託する場合や個人情報の保全管理を外部に委託する場合,業務委託先と個人情報保護に関する秘密保持契約を締結するとともに,個人情報が適切に取扱われるよう監督します。

4.法令等の遵守と個人情報保護方針の改定

本会は,個人情報に適用される法令,国が定める指針その他の規範を遵守するとともに,会員の個人情報を適切な保護体制で維持していくために,国の法令等の改正に従って,この個人情報保護方針を改定するなど,継続的な改善に努めます。

5.個人情報の開示・訂正・利用停止

本会は,会員本人から開示請求があった場合は,当該本人であることを確認した上で,個人情報の開示を行います。また,内容が正確でないなどの申し入れがあったときは,その内容を確認し,必要に応じて個人情報の訂正または利用の停止を行います。

6.問い合わせ及び苦情処理窓口

北海道大学工学部同窓会事務局